Onödiga, utdragna och oengagerande möten – hur bryter vi mönstret?

I många organisationer – oavsett bransch – har möten blivit en självklar del av vardagen. Men samtidigt som de syftar till att skapa samordning och engagemang, har de för många blivit en symbol för tidsslöseri. Arbetsdagar fylls med digitala avstämningar, planeringsmöten och uppföljningar – ofta utan tydligt syfte eller struktur. Resultatet? Mindre tid för det som faktiskt skapar värde.

En aktuell studie visar att yrkesverksamma i dag spenderar nästan dubbelt så mycket tid i möten som för tre decennier sedan. Samtidigt uppger över 60 procent att de flesta möten de deltar i präglas av ineffektivitet och att en stor del av informationen inte är relevant för dem.

Onödiga möten är inte bara en tidsfråga – de påverkar även energi, fokus och motivation. När kalendern fylls till brädden av möten minskar utrymmet för reflektion, kreativitet och faktiskt arbete. För många innebär det att tiden som borde användas till kärnuppgifterna allt oftare går åt till att prata om arbetet, snarare än att utföra det.

Att reformera möteskulturen är därför inte en fråga om små justeringar, utan om att förändra tankesättet kring vad ett möte egentligen är till för. Ett första steg är att våga ställa frågan: Behöver det här mötet verkligen äga rum?

Förberedelse skapar fokus

En nyckel till bättre möten är tid för förberedelse. Genom att ge deltagarna möjlighet att läsa in sig, reflektera över agendan och förbereda egna inspel blir samtalen mer fokuserade, besluten bättre och diskussionerna mer effektiva. Mötet blir en plats för gemensamt beslutsfattande – inte informationsöverföring där förrutsättningar och grundläggande information redan är på plats.

Utmana normen

Många organisationer schemalägger möten av rutin – ”vi brukar ju ha det på tisdagar”. Men att ifrågasätta återkommande möten kan frigöra stora mängder tid och energi. Kanske räcker ett digitalt informationsbrev, en chattkanal eller ett kort videomeddelande istället för ännu en timmes avstämning. När antalet möten minskar, ökar ofta både engagemanget och kvaliteten i de som faktiskt blir av.

Struktur och tydlighet

Ett effektivt möte har en tydlig början, ett klart syfte och ett konkret avslut. Det bör starta med en genomtänkt agenda, hållas inom utsatt tid och avslutas med tydliga beslut och uppföljningspunkter. Den typen av struktur skapar respekt för deltagarnas tid och stärker kulturen av ansvarstagande.

Ledarskapets roll

För att förändra möteskulturen krävs modigt ledarskap. Chefer och ledare behöver gå före, ifrågasätta gamla vanor och visa att effektivitet inte handlar om att arbeta hårdare – utan smartare. Genom att aktivt prioritera bort onödiga möten skickas också ett viktigt budskap: tiden är en resurs, och den ska användas klokt.

Det handlar inte bara om att ha färre möten – utan om att skapa bättre möten. Möten som är genomtänkta, konstruktiva, engagerande och effektiva, där varje samtal har ett tydligt syfte och leder framåt. När vi prioriterar kvalitet framför kvantitet och bygger en möteskultur som stödjer fokus, samarbete och ansvarstagande, frigörs både tid och energi. Resultatet blir inte bara högre produktivitet, utan också större arbetsglädje och en starkare känsla av mening i det vi gör.

Referens: MIT Sloan Management Review (2022) – “Too Many Meetings? How to Reclaim Focused Work Time” Relevant kurs: Engagerande och effektiva möten